Introducción.
'Planeación' viene de una palabra latina que significa "plano": la palabra en esencia indica la capacidad de traducir y representar una realidad compleja y multidimensional en una forma simplificada, bajo dos dimensiones.
Hoy en día, la tecnología ha cambiado las reglas del juego.
La planeación se ha movido desde la típica representación de la realidad en un ‘Excel de 2 dimensiones’ por una visión multidimensional, la cual permite una comprensión más profunda y un mejor control de los acontecimientos.
Las principales diferencias entre un modelo ‘plano’ y un modelo de planeación multidimensional son las siguientes:
· Organización de datos ‘multidimensional’ y ‘jerárquica’:
Toda la información que se mantiene en las estructuras de datos multidimensionales (cubos), puede ser:
- analizada desde diferentes perspectivas (dimensiones) para obtener una visión multidimensional de los datos (por ejemplo, las ventas por canal, área, distribuidor, puntos de venta), así como identificar y analizar cualquier sub-conjunto de datos (por ejemplo, las ventas por el canal X, del producto Y, para el área Z, a la hora W).
- evaluada desde el más alto nivel de agregación, hasta el nivel de detalle más bajo (por ejemplo, las ventas totales, las ventas por división, las ventas por producto, las ventas por artículo).
• Entrada lógica de datos.
La frase ‘entrada lógica de datos’ cuando se utiliza en el contexto de los sistemas de planeación multidimensional, indica la capacidad de actualizar automáticamente los datos a través de dimensiones (1.a) y jerarquías (1.b).
En la práctica, los usuarios introducen datos numéricos en cualquier nivel de agregación (por ejemplo, ventas por línea de producto) y los cambios se asignan automáticamente desde los grandes conceptos (ventas totales), hasta el más bajo nivel de detalle (código del artículo), en todas las dimensiones correlacionadas (es decir, una vez que las ventas por línea de producto se realiza, los cambios setambién se distribuyen a lo largo de las áreas geográficas, canales y clientes, entre otras dimensiones).
En una institución donde diferentes personas contribuyen a la elaboración de las estimaciones presupuestales, esta capacidad es crucial ya que permite a todos los individuos involucrados trabajar en el mismo proceso de acuerdo a su percepción específica de la empresa (es decir, el gerente de ventas puede hacer conjeturas acerca de las ventas totales por canal, mientras que el director de mercadotecnia puede optar por introducir los datos por la línea de producto), manteniendo la integridad de datos en todo momento sin tener que ejecutar procesos por lotes de asignación o consolidación de las variaciones provocadas por cualquiera de ellos. Además, la entrada lógica de datos promueve la generación de modelos de búsqueda de objetivos (goal-seeking) y escenarios hipotéticos (what-if), que permiten la simulación multidimensional y el análisis de eventos futuros desde una perspectiva de negocio.
Ejemplo de ‘entrada lógica de datos’
1. Actualización en el nivel superior (roll-up).
2. División por ciudad del Estado de California (split-down).
Boarden la Planeación: hechos clave.
Con Board, todo lo que una empresa necesita para gestionar los procesos empresariales de planeación está disponible en un marco único e integrado.
Gracias a su entorno integrado de BI y CPM, Board:
• Funciona en un entorno único:
- A corto plazo (horizonte diario, semanal o mensual), que comprende la planeación de ventas y de operaciones (cadena de suministro, adquisiciones, planeación de la demanda).
- A mediano plazo (horizonte trimestral, anual) para atender requerimientos de planeación financiera (Gasto de la Operación –OPEX-, Gasto de Capital –CAPEX-, Estado de Resultados y Balance General), y
- A largo plazo (horizonte de 3-5 años), que integra la planeación estratégica / financiera (gestión de iniciativas, fusiones y adquisiciones –M&A).
• Permite a las organizaciones unificar los procesos de presupuestarios de corto plazo con la planeación financiera, vinculando naturalmente el seguimiento de la ejecución estratégica.
• Proporciona a las instituciones una única visión de la información clave, asegurando la coherencia y pertinencia de los planes y las políticas de mejora.
• Ofrece un mayor control durante todo el ciclo presupuestario, reduciendo drásticamente el tiempo necesario para completar el proceso.
• Compatible con la simulación y pruebas de escenarios complejos; permite modelar los resultados financieros mediante la modificación de los conductores del negocio (drivers), utilizando como referencia los datos históricos o las proyecciones realizadas con anterioridad.
• Hace que sea posible integrar el proceso de planeación con el análisis de la rentabilidad, la estrategia de gestión y la consolidación financiera.
• Permite la integración de datos sin esfuerzo a partir de fuentes de datos heterogéneas.
Un típico Modelo de Board para las áreas de Planeación, Presupuestos y Pronósticos se muestra a continuación:
- Arquitectura única e integrada de BI y CPM.
- Administración de versiones.
- Integraciones analíticas para los diversos ciclos de planeación.
- Asignación multidimensional.
- Creación flexible de escenarios.
- Cálculo de pronósticos y estimaciones ‘llave en mano’.
- Conciencia de temporalidad.
- Gestión de la información a nivel de ‘celda’.
- Soporte ‘multilenguaje’.
- Integración avanzada con ‘Office’.
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